Whistleblowerordning

Hos Billund Vand & Energi A/S værner vi om en åben og tillidsfuld kultur. Det skal være trygt for alle, både medarbejdere og samarbejdspartnere, at stå frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder, uden frygt for repressailer. 

Hvis du ikke har mulighed for at bruge de almindelige kommunikationsveje i organisationen, kan du bruge vores whistleblowerordning. Den er tilgængelig for medarbejdere og andre personer med professionel tilknytning til Billund Vand & Energi A/S. 

Ønsker du at sende en indberetning efter at have læst retningslinjerne her på siden, kan du gøre det via den digitale whistleblowerportal.

 

Send indberetning gennem whistleblowerportalen

 

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen? 

Du kan bruge ordningen, hvis du har eller har haft professionel tilknytning til Billund Vand & Energi A/S som fx

• medarbejder
• underleverandør
• ansat ved underleverandør
• medlem af bestyrelsen
• revisor
• advokat
• rådgiver
• øvrig professionel relation eller samarbejde.

 

Hvad kan jeg indberette om? 

Du kan bruge whistleblowerordningen til at indberette oplysninger og forhold om lovovertrædelser, alvorlige forseelser eller ting, der er undladt af medarbejdere eller andre personer med professionel tilknytning til Billund Vand & Energi A/S. 

 

Du kan fx indberette oplysninger om

• offentligt udbud/udbud 
• hvidvask af penge og terrorfinansiering 
• beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed 
• forbrugerbeskyttelse 
• økonomisk kriminalitet som fx underslæb, tyveri, bestikkelse, bedrageri og dokumentfalsk  
• hacking, aflytning, optagelse af samtale mellem andre m.v. 
• overtrædelser af lov om bogføring, skattelovgivning m.v. 
• overtrædelser af tavshedspligt 
• tilsidesættelse af lovbestemt handlepligt 
• fysisk og psykisk vold og seksuelle krænkelser eller grov chikane f.eks. på grund af race, køn, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.

 

Hvis du er i tvivl om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser bliver behandlet. 

 

Hvad kan jeg ikke indberette om? 

Whistleblowerloven finder ikke anvendelse på oplysninger af bagatelagtig karakter, eller oplysninger om fx overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler, eller overtrædelse af accessoriske bestemmelser som fx manglende overholdelse af dokumentationspligt. 

Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog godt føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold, kan være omfattet af whistleblowerloven. 

Whistleblowerordningen kan ikke bruges til at foretage indberetning vedrørende dit eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der hører under det fagretlige system. Dog er grov chikane og seksuel chikane omfattet, jf. ovenfor, ligesom samarbejdsvanskeligheder er omfattet, hvis de vurderes at være så alvorlige, at de udgør en reel risiko for menneskers liv og helbred. I stedet kan du gå til HR, din tillidsrepræsentant eller til din arbejdsmiljørepræsentant.  

Det kan have betydelige konsekvenser at være nævnt i en indberetning. Derfor kræves det, at du som whistleblower er i god tro om indholdet af en indberetning. En bevidst falsk indberetning, fx af chikanemæssige årsager, kan få strafferetlige konsekvenser for dig.

 

Hvem kan der indberettes om? 

Whistleblowerordningen kan bruges til at indberette oplysninger og forhold om lovovertrædelser og alvorlige forseelser begået af medarbejdere eller andre personer med tilknytning til Billund Vand & Energi A/S. 

Andre personer med tilknytning til Billund Vand & Energi A/S kan fx være

• bestyrelsesmedlemmer
• aktionærer
• tilsynsrådsmedlemmer
• konsulenter
• leverandører
• kontrahenter
• revisorer mv. 

 

Kan jeg indberette på andre måder end portalen?

Du kan ikke foretage indberetninger på andre måder, ved fx at sende en e-mail til de personer, der er ansvarlige for whistleblowerordningen, da der er tale om fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret over det åbne internet.  

Du kan dog vælge at foretage en indberetning til en ekstern whistleblowerordning, fx "Den Nationale Whistleblowerordning". Den Nationale Whistleblowerordning er en del af Datatilsynet og er en uafhængig whistleblowerordning.  

Vi opfordrer dog til, at du foretager en indberetning via Billund Vand & Energi A/S’ ordning, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, hvis du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier. 

 

Hvilke konsekvenser kan en indberetning have? 

Når du foretager en indberetning, er du beskyttet mod enhver form for repressalier, hvis du har en rimelig grund til at antage, at de indberettede eller offentliggjorte oplysninger var korrekte på det tidspunkt, du foretog indberetningen eller offentliggørelsen. Det forudsætter, at oplysningerne falder inden for anvendelsesområdet for lov om beskyttelse af whistleblowere og indberettes i god tro.  

Er en indberetning derimod indgivet i ond tro og viser sig at være et udslag af personlige, negative følelser, hævnlyst eller lignende, kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for dig som anmelder, hvis du er ansat i Billund Vand & Energi A/S og kan identificeres. I den situation, vil du ikke være berettiget til beskyttelse m.v. i henhold til lov om beskyttelse af whistleblowere.  

Enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en anmelder, der har indberettet i god tro, vil blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner, hvis muligt. 

 

Kan jeg være anonym? 

Personoplysningerne, som afgives til whistleblowerordningen, lagres på en server hos Deloitte Legals underleverandør, EQS Group A/S, CVR-nr. 33 05 74 31, Rahbeks Alle 21, 1801 Frederiksberg C, der leverer den tekniske løsning. Systemet logger ikke IP-adresser eller maskin-ID og benytter heller ikke cookies.  

Hvis du foretager en indberetning fra en computer, der er på Billund Vand & Energi A/S’ netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller Billund Vand & Energi A/S’ log. Denne risiko kan elimineres ved, at du foretager indberetningen fra en computer, der ikke er på Billund Vand & Energi A/S’ netværk.  

Hvis du uploader dokumenter, skal du være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata, der kan kompromittere din identitet. Derfor bør du sikre dig, at eventuelle kompromitterende metadata er fjernet fra et dokument, før du uploader det, hvis du ønsker at være anonym.  

Det er valgfrit, om du indberetter anonymt eller med personlige oplysninger. Hvis du vælger ikke at være anonym, er din identitet kendt for de personer, der behandler sagen.  

Det skal bemærkes, at hvis du vælger at anføre yderligere oplysninger i forbindelse med indberetningen, hvorfra du direkte eller indirekte kan identificeres, foretager Billund Vand & Energi A/S også behandling af disse oplysninger i forbindelse med håndteringen af indberetningen. Det gælder også, hvis du har valgt at være anonym. 

 

Hvem modtager din indberetning? 

Vi har indgået et samarbejde med firmaet Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerskabs juridiske afdeling og benytter os af deres whistleblowerordning. Det er medarbejdere i Deloitte Legal, som modtager indberetninger for Billund Vand & Energi A/S. Medarbejderne i Deloitte Legal foretager  

en screeningservice, som omfatter den indledende screening. Herefter sender de indberetningen videre til den rette kontaktperson ved Billund Vand & Energi A/S. 

Indberetningen behandles som udgangspunkt af Billund Vand & Energi A/S’ business controller eller afdelingschefen for Plan & projekt. Dette forudsætter dog, at de ikke selv er del af en given indberetning.  

 

Hvordan behandles indberetninger?  

Når du har indgivet en indberetning, vil du modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning inden for 7 dage efter modtagelsen. Dette forudsætter, at indretningen ikke er foretaget anonym og at der ikke er oprettet sikker postboks.  

Herefter foretager Deloitte Legal en indledende undersøgelse af forholdet, som din indberetning vedrører.  

Hvis din indberetning falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenlyst grundløs, vil den blive afvist og slettet i systemet. Har du oplyst din identitet eller oprettet en sikker postboks i forbindelse med indberetningen, vil du få besked herom.  

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde og ikke kan karakteriseres som åbenlyst grundløs, bliver indberetningen underkastet en nærmere undersøgelse af Billund Vand & Energi A/S - eventuelt i samråd med Deloitte Legal.  

Som anmelder vil du modtage feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen, medmindre indretningen er foretaget anonym og der ikke er oprettet sikker postboks.  

I undersøgelsesfasen kan der efter behov indhentes bistand fra andre eksterne rådgivere til behandlingen.  

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.  

Hvis du, som anmelder har oplyst din identitet i forbindelse med indberetningen, og der indledes en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som vidne i retssagen.  

 

Hvad gør jeg, hvis jeg har indberettet forkert?

Hvis du bliver opmærksom på, at der er indberettet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning med henvisning til den tidligere indberetning samt med beskrivelse af, hvad der skal korrigeres.  

Hvis du i forbindelse med oprettelsen af en indberetning har valgt at oprette en sikker postboks i systemet, kan du foretage korrektionen ved at logge på systemet med sagsnummer samt det selvvalgte password.  

 

Hvordan sker den efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation? 

Hvis du som anmelder har valgt at oplyse din identitet eller har oprettet en sikker postboks, vil sagsbehandleren henvende sig til dig gennem denne. 

Har du ønsket at være anonym i forbindelse med din indberetning, får du mulighed for at oprette en sikker postboks. Derefter kan du logge dig anonymt på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspurgt yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog er 100 % anonym og beror alene på din villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål. Hverken Deloitte Legal eller Billund Vand & Energi A/S kan i en sådan situation blive bekendt med din identitet. 

 

Hvordan behandles personoplysninger indeholdt i en indberetning?  

Personoplysninger, som afgives til whistleblowerordningen, lagres på en server hos Deloitte Legals underleverandør, EQS Group A/S, CVR-nr. 33 05 74 31, Rahbeks Alle 21, 1801 Frederiksberg C, der leverer den tekniske løsning. 

Indsamling, behandling og eventuel videregivelse af personoplysninger, som du har afgivet i forbindelse med whistleblowerordningen, er underlagt de gældende databeskyttelsesretlige regler.  

En indberetning indebærer typisk behandling af personoplysninger om dig som anmelder (medmindre du har indgivet en anonym indberetning), den person du har indgivet indberette om og i visse tilfælde andre personer, som er omtalt i indberetningen.  

Der henvises i øvrigt til Privatlivspolitik for Whistleblowerordningen. 

 

Hvilke oplysninger får den anmeldte person om registreringen? 

Billund Vand & Energi A/S vil oplyse den person, der er indberettet om, indholdet af indberetningen i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesretlige regler. Der vil i hver situation  

blive foretaget en konkret vurdering af, om og hvornår denne meddelelse kan gives, så meddelelsen ikke får konsekvenser for afdækning af det indberettede forhold eller indsamling af bevismateriale.

 

Den person, der er indberettet om, vil bl.a. modtage information om

• identiteten af den person/gruppe som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen  

• en beskrivelse af beskyldningerne  

• hvem der har set anmeldelsen.

 

Der bliver som udgangspunkt ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom du har valgt at oplyse din identitet.  

Som ikke anonyme indberetter kan du dog blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag, jf. ovenstående.  

Der henvises desuden til Privatlivspolitik for Whistleblowerordningen, hvormed oplysningspligten efter Persondataforordningen håndteres i forhold til personer, der indberettes om, og personer, der foretager en indberetning.  
 

Sker der logning? 

Registrering af indberetninger sker anonymt i EQS Group A/S’ system. Det eneste, der registreres, er selve indberetningen. Der føres ikke log over IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som du foretager indberetningen fra. 

 

Hvad med IT-sikkerhed? 

Indberetningssystemet er hostet hos EQS Group A/S, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet.  

EQS Group A/S har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Håndteringen af personlige oplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer og overholder god skik inden for området.  

Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Der sendes ingen ukrypterede oplysninger over det åbne internet. 

 

Spørgsmål  

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til business controller Lone Kavin på tlf. +45 76 50 27 41 eller e-mail ldk@billundvand.dk